Laut einer Studie von Technavio
wird die Veranstaltungsbranche zwischen 2020 und 2025 um fast 100 Milliarden Dollar wachsen. Als Mitglied dieser wachsenden Branche ist es wichtig, so viele Tools zur Eventvermietung wie möglich zur Verfügung zu haben, um sicherzustellen, dass du deiner Konkurrenz immer einen Schritt voraus bist, während du ein organisiertes und profitables Geschäft in dieser schnelllebigen digitalen Welt aufbaust.
Die zehn Eventmanagement-Tools
1) E-Signatur
Einfach ausgedrückt ist eine elektronische Signatur eine Methode, bei der dein Kunde Verträge,
Angebote oder Vorschläge elektronisch (online) unterzeichnet. Sie ersetzt nicht nur die handschriftliche Unterschrift, sondern
ist auch rechtsverbindlich, sicher und speicherbar.
Die Vorteile der elektronischen Unterschrift gegenüber Papier und Stift liegen auf der Hand. Hier sind einige davon:
● Zeitersparnis. Der Prozess der Unterzeichnung von Dokumenten wird beschleunigt. Besserer Arbeitsablauf.
● Geld sparen. Verringert die Kosten für Büromaterial. Spart Ressourcen. Papierlos werden.
● Steigere die Effizienz. Weniger Zeit, die dein Vertriebsteam mit administrativen Aufgaben verbringt, ist mehr Zeit, die sie mit der Generierung von Geschäften verbringen.
● Bessere Organisation. Einfaches Speichern von signierten Dokumenten.
● Benutzerfreundlichkeit. Deine Kunden werden es zu schätzen wissen, wie bequem es ist, deine
Dokumente zu unterschreiben. Verbessert das Kundenerlebnis.
Beliebte Tools, die du in Betracht ziehen solltest: DocuSign, Adobe Sign, HelloSign
Die Integration eines E-Signatur-Tools in deine Vermietungssoftware bringt diese
Vorteile auf die nächste Stufe. IntelliSign ist ein proprietäres E-Signatur-Tool, das in IntelliEvent
Lightning enthalten ist. Erstelle Dokumente, unterschreibe sie elektronisch und speichere sie sicher an einem Ort.
2) Zeiterfassung
Die Zeiterfassung von Mitarbeitern ist in letzter Zeit in den Köpfen von Geschäftsinhabern und Managern mit der Zunahme der Fernarbeit angekommen. Das Thema ist nach wie vor umstritten, aber es lohnt sich, es unter dem Aspekt der Kostenkontrolle und der Rentabilität zu untersuchen.
Bei all den negativen Assoziationen, die mit der Zeiterfassung verbunden sind, gibt es viele Vorteile, die es zu erforschen gilt.
Hier sind einige:
● Gesteigerte Produktivität. Wenn sich die Mitarbeiter auf eine Aufgabe zur gleichen Zeit konzentrieren, können sie mehr
schneller und effizienter erledigen.
● Bessere Rechenschaftspflicht. Zeit ist eine kostbare Ressource, vor allem in der Live-Event-Branche.
Wenn du dein Team zur Rechenschaft ziehst, kannst du dafür sorgen, dass Projekte pünktlich und im Rahmen des Budgets durchgeführt werden.
● Team-Management. Jeder hat eine Aufgabe zu erledigen und eine Rolle zu spielen. Die Gewissheit, dass die Aufgaben
umgehend erledigt wurden, ist für das Vorankommen des Projekts von entscheidender Bedeutung.
● Die richtigen Aufgaben. Daten zu den Aufgaben, die ausgeführt werden, und die Zeit, die benötigt wird, um sie auszuführen, geben dir Einblicke und ermöglichen es dir, diese Aufgaben für zukünftige Projekte zu priorisieren.
● Versteckte Kosten. Veranstaltungsdienstleister tun sich oft schwer damit, die tatsächlichen Kosten für
ein Projekt zu erfassen. Planung, Vorproduktion und Besprechungen kosten Zeit und sind oft nicht berechenbare Posten. Zu wissen, wie viel Zeit für diese wichtigen Aufgaben aufgewendet wird, ist der Schlüssel, um die richtigen Geschäftsentscheidungen zu treffen, wenn es um Arbeitspreise und Einstellungspraktiken geht.
Beliebte Tools, die man in Betracht ziehen sollte: Time Doctor, nTask, Clockly
IntelliEvent Lightning verfügt über ein integriertes Zeiterfassungstool namens IntelliTime. Mit der Funktion clock-in/clock-out kannst du bestimmte Aktivitäten über einzelne Projekte hinweg verfolgen,
und erhaltest so Einblicke, die sich letztendlich auf die Effizienz deiner Mitarbeiter und die Rentabilität deines Unternehmens auswirken.
3) Personaleinsatzplanung in Echtzeit
Die Humanressourcen sind der Lebensnerv eines jeden Unternehmens. In der Veranstaltungsbranche sind die Talente wohl noch wichtiger als deine Ausrüstung. Laut Deloitte ist die Fluktuation der Mitarbeiter 174 % wahrscheinlicher, wenn sie nicht in Echtzeit geplant werden können. In Anbetracht der dynamischen Natur der Arbeitskräfte im Allgemeinen kann die Zeitplanung eine komplizierte Aufgabe sein. Es gibt ein paar bewährte Praktiken, die diese Aufgabe erleichtern. Hier sind sie:
● Verstehen. Eine organisierte Methode zur Bewertung deines Arbeitskräftepools im Hinblick auf die Aufgaben, für die sie qualifiziert sind, ist eine wesentliche Voraussetzung für die Planung der richtigen Person für die jeweilige Aufgabe. Ein
Ort, an dem Lizenzen und Zertifizierungsdokumente für jede Arbeitskraft digital gespeichert werden, ist ebenfalls ein Muss.
● Management. Die Fähigkeit, nicht nur Vollzeitmitarbeiter, sondern auch freie Mitarbeiter,
Teilzeitkräfte und Saisonkräfte einzuplanen, ist in der Live-Event-Branche von entscheidender Bedeutung. Die Möglichkeit,
den Bedarf an Arbeitskräften für einen bestimmten Zeitraum nach Rolle, Ort und Verfügbarkeit zu bewerten, ermöglicht es dir, für potenzielle Engpässe in Spitzenzeiten vorzuplanen.
● Durchsetzung. Eine Richtlinie, an die sich die Mitarbeiter halten müssen, wenn sie
Freizeit/Urlaub beantragen, hilft bei Problemen mit der Verfügbarkeit. Ziehe in Erwägung, die Mitarbeiter aufzufordern, mindestens 2 Wochen im Voraus Urlaub zu beantragen.
● Kommunikation. Das beste Planungssystem oder die beste Software kann die menschliche
Interaktion nicht ersetzen. Sei flexibel mit deinen Personalressourcen und kommuniziere ständig, um
sicherzustellen, dass die Erwartungen auf beiden Seiten klar sind.
● Plane im Voraus. Die Verwendung historischer Daten ermöglicht eine bessere Vorhersage des Personalbedarfs und
erleichtert die Planung sowohl für das Unternehmen als auch für den Arbeitnehmer. Obwohl
manchmal unvermeidbar, mag niemand Änderungen in letzter Minute.
Beliebte Tools, die du in Betracht ziehen solltest: Skedulo, Wenn ich arbeite
IntelliEvent Lightning Arbeitsmodul ermöglicht die Planung von Arbeitseinsätzen in Echtzeit über einen E-Mail-basierten
Bestätigungsprozess. Gantt-Diagramme und Kalenderansichten bieten relevante Daten für einen effizienten Zugriff auf
Bedürfnisse und letztendlich für die Planung der richtigen Talente für Ihre Veranstaltungen.
4) Lieferantenmanagement
Ähnlich wie freiberufliche Mitarbeiter sind Quervermietungen ein notwendiger Aspekt eines jeden Veranstaltungsdienstleisters.
Deine Lieferanten sollten wichtige Partner in Ihrem Unternehmen sein. Die Verwaltung dieser Beziehung ist
ein wesentlicher Faktor für deinen Erfolg. Im Folgenden findest du einige bewährte Verfahren für die Verwaltung von Lieferanten:
● Lieferantendatenbank. Eine aktualisierte Liste von Anbietern mit den richtigen Anbieterinformationen,
einschließlich Verträgen, stellt sicher, dass du deine Geschäftsanforderungen mit dem richtigen
Anbieter abgleichen.
● Zusammenarbeit. Obwohl Verhandlungen über Preis und Leistung wichtig sind, ermöglicht
die strategische Zusammenarbeit mit deinen Anbietern die Entwicklung einer Geschäftsbeziehung, die für beide Seiten von Vorteil ist.
● Erwartungen managen. Kommuniziere mit den Anbietern, um sicherzustellen, dass deine Organisationen strategisch
ausgerichtet sind. Setze Maßstäbe für Nachfrage und Erfüllung.
● Messung. Lege klare KPIs für das Lieferantenmanagement fest. Zu den wichtigsten
Leistungsindikatoren gehören der Beziehungsstatus (Flexibilität des Lieferanten), die Kosten (Rabatte),
und die Lieferung (pünktlich, Notfall).
● Risikobewertung. Ermittle in regelmäßigen Abständen die Risiken der Lieferanten, einschließlich der Lieferkette (je nach
nur ein Lieferant), der Finanzen (Gesundheit des Lieferanten und seine Fähigkeit, seinen Verpflichtungen nachzukommen) und des Rufs (wie die Handlungen des Lieferanten deiner Marke schaden könnten).
Beliebte Tools, die du in Betracht ziehen solltest: Intelex, Tipalti Approve, GateKeeper
Anbieter sind der Schlüssel zu deinem Erfolg. Das IntelliEvent Lighting Anbieter-Modul ermöglicht dir die Verwaltung dieser Beziehungen mit datenreichen Datensätzen, einem Bestellungsworkflow sowie
Katalogen, die deinem Team Zugang zu verfügbaren Produktlisten von mehreren Anbietern geben.
5) Bestandsmanagement
Als Vermietungsunternehmen ist dein Equipment/Inventar der Ort, an dem dein Geld verdient wird. Die Maximierung der
Nutzung deiner Ausrüstung ist der Schlüssel zur Maximierung deiner Gewinne. Hier sind ein paar "Must-haves" der Bestandsverwaltung
:
● Verfügbarkeit in Echtzeit. Wenn du weißt, wie viele Artikel du zu einem bestimmten Zeitpunkt
im Regal hast, kannst du die Kundennachfrage befriedigen und die Kosten für Fremdvermietung vermeiden.
● Bestandskontrolle. Die richtige Kategorisierung deiner Geräte hilft dir, Einblicke
in deinen Bestand zu gewinnen. Mindestens einmal im Jahr solltest du eine Inventur durchführen, um deine Zählungen zu überprüfen
und so den Zustand deiner Daten zu verbessern.
● Strichkodierung des Inventars. Es wird ein System benötigt, mit dem Sie einzelne Artikel über
Barcode-Scanner verfolgen können und das außerdem Berichte über Standort, Produktverwendung und
Wartungshistorie ermöglicht. RFID-Etiketten erfreuen sich zunehmender Beliebtheit und sind ebenfalls eine Überlegung wert, um
Zeit beim Scannen zu sparen.
● Optimierung des Lagerbestands. Berichte, die es Ihnen ermöglichen, Trends zu erkennen und die Verwendung von Produkten
vorherzusagen und die vorhandene Ausrüstung besser zu optimieren. Wenn Sie wissen, welche Produkte
durch andere ersetzt werden können, erhöht sich auch die Auslastung Ihrer eigenen Bestände.
● Teamkommunikation. Echtzeitwarnungen bei Änderungen von Projektaufträgen ermöglichen es Ihrem
Unternehmen, ein Gleichgewicht zwischen Betrieb (beste Auslastung) und Verkauf (kurzfristige
Verpflichtungen) zu finden. Ein weiterer Grund, warum die Bedarfsplanung und -prognose ein
ständiges Thema in Ihrem Unternehmen sein sollte.
Die meisten der oben genannten Praktiken sind ohne ein Software-Tool schwer zu erreichen.
Das IntelliEvent Lightning Inventarisierungsmodul ist für die Veranstaltungsbranche optimiert und bietet
Echtzeit-Verfügbarkeit von Geräten sowie Berichte, Kalender und Gantt-Diagramme, um die Produktnutzung
und letztendlich Einblicke in Ihren Bestand zu erhalten.
6) Buchhaltungssoftware
Buchhaltungssoftware hat viele Vorteile gegenüber manuellen Tabellenkalkulationen. Wenn Sie Ihre
Buchhaltung auslagern, verwendet Ihr Buchhalter/Buchhalter wahrscheinlich bereits diese digitalen Tools. Hier sind
einige Vorteile von Buchhaltungssoftware:
● Zeitersparnis. Manuelle Buchführung ist mühsam. Mit einer Software lassen sich
Daten automatisch abrufen und für Sie organisieren.
● Finanzberichte. Die Automatisierung Ihres Buchhaltungsprozesses bedeutet auch, dass Sie unter
Zugang zu automatischen Berichten haben werden. Zu den integrierten Berichten gehören Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen und
Kapitalflussrechnungen.
● Finanzdaten. Die Software hat den Vorteil, dass sie Bank- und Kreditkartenkonten wie
sowie die Gehaltsabrechnung auch über mehrere Plattformen hinweg synchronisiert.
● Geschäftseinblicke. Durch genaue Daten und Berichte gibt Ihnen die Buchhaltungssoftware
einen besseren Einblick in Ihre Unternehmensfinanzen. Die Organisation Ihrer Transaktionen nach
Abteilungen und Klassen hilft Ihnen, strategische Geschäftsentscheidungen zu treffen.
● Steuerplanung. Die Verarbeitung all Ihrer Daten in einer Buchhaltungssoftware ermöglicht
ein rationalisiertes Verfahren für die Steuererklärung.
Beliebte Tools, die in Frage kommen: Quickbooks, Freshbooks, Sage
IntelliEvent Lighting Fakturierungsmodul ermöglicht es Anwendern, Rechnungen zu stellen und Zahlungen innerhalb von
IntelliEvent Lightning zu akzeptieren. Unsere Software kann auch mit den meisten großen Buchhaltungssoftware-Plattformen synchronisiert werden,
was Ihnen erlaubt, Ihre Finanzdaten genau zu pushen, für einen rationalisierten Finanztransaktions-Workflow
.
7) Customer Relationship Management (CRM)
Ein CRM ist ein wesentliches Werkzeug für jedes moderne Vertriebsteam. Die Organisation Ihrer Kontakte an einem Ort,
einschließlich der Erfassung von Kunden- und Interessenteninteraktionen/Korrespondenz, ist der Schlüssel zur Gewinnung weiterer
Geschäfte. Hier sind einige weitere Vorteile, die der Einsatz eines Kundenbeziehungsmanagement-Tools mit sich bringt:
● Höhere Umsätze. Die Möglichkeit, eine Verkaufspipeline zu erstellen und wichtige Aufgaben während des
Verkaufsprozesses zu automatisieren, sorgt letztendlich für eine bessere Organisation und steigert langfristig den Umsatz
.
● Kundenbindung. Sobald Ihre Interessenten zu Kunden werden, hilft ein CRM dabei,
Kundeninteraktionen zu organisieren, damit Sie sie besser bedienen können.
● Datenbank. Die einfache Tatsache, dass Sie alle Ihre Verkaufsdaten an einem Ort
organisiert haben, wird Ihrem Verkaufsteam helfen, Zeit zu sparen und bei seinen täglichen Aufgaben effizienter zu sein.
● Berichte. Automatisierte Berichte geben Ihnen Einblicke in Ihre Verkäufe, indem sie die Leistung von
auswerten und Quoten verfolgen.
● Kommunikation. Die interne Kommunikation innerhalb Ihres Vertriebsteams wird sich verbessern, wenn Sie
ein CRM einsetzen. Ihr Team erfährt, was im Verkaufsprozess funktioniert und was
verbessert werden muss.
Beliebte Tools, die in Frage kommen: Salesforce, Pipedrive, Sugar CRM
IntelliEvent Lightning integriertes CRM-Modul ermöglicht die Verwaltung von Kontakten, Pipelines und Verkaufschancen
. Wir bieten auch eine Website-Integration, die automatisch Lead Opportunities von Ihren Website-Formularen einbringt.
8) Dateiaufbewahrungslösung
Wenn es eine Sache gibt, die Veranstaltungsdienstleister sammeln, dann sind es Dateien. Von Bühnenbildzeichnungen,
Schemata und Raumlayouts bis hin zu Präsentationen - einen Ort zu haben, an dem Sie Ihre
wichtigen Showdateien speichern und organisieren können, ist wichtig für den Erfolg Ihrer Projekte und Veranstaltungen. Diese Dateien in der Cloud zu speichern, hat einige Vorteile:
● Zugänglichkeit. Wenn Sie eine Cloud-Dateilösung verwenden, können Sie überall auf Ihre Dateien zugreifen,
solange Sie eine Internetverbindung haben. Dies ist eine schnelle und bequeme
Lösung.
● Sicherheit. Diese Lösungen speichern Ihre Daten auf redundanten Servern, um zu gewährleisten, dass
Ihre Dateien sicher sind. Sie können den Cloud-Speicher auch als Backup für die lokale
Speicherung auf physischen Laufwerken verwenden.
● Gemeinsame Nutzung von Daten. Die Möglichkeit, Dateien für andere Benutzer freizugeben oder anderen die Einsicht in Ihre Dateien zu ermöglichen,
ermöglicht die Projektzusammenarbeit und einen insgesamt besseren Projektablauf.
● Skalierbarkeit. Anbieter von Cloud-Speicherdiensten bieten verschiedene Tarife an, um Ihnen den
Speicherplatz zur Verfügung zu stellen, den Sie benötigen.
● Kosteneinsparungen. Cloud-Speicher sind im Vergleich zu physischen
Laufwerken viel günstiger.
Beliebte Tools, die man in Betracht ziehen kann: DropBox, Box, Google Drive
IntelliEvent Lighting bietet unbegrenzten Dateispeicher. Dateien können auch in
verschiedenen Bereichen der Software gespeichert und organisiert werden, einschließlich der Auftragsdaten sowie der Kunden-, Veranstaltungsort- und
Anbieterdaten.
9) Tools für die Zusammenarbeit im Team
Damit ein Team erfolgreich sein kann, muss es gemeinsame Ziele haben. Auch die Erwartungen des
Teams müssen im Vorfeld der Zusammenarbeit festgelegt werden. Dazu gehören Standards für
die Arbeitsweise des Teams sowie die Gewährleistung einer vertrauensvollen Umgebung. Einige wichtige Punkte sind zu beachten:
● Gemeinsames Ziel. Die Teammitglieder müssen auf derselben Seite stehen. Vorbesprechungen unter
sind wichtig, um diese Parameter festzulegen.
● Kommunikation. Es müssen klare Ziele für jeden Einzelnen festgelegt werden, damit jeder
weiß, was von ihm als Mitglied des Teams erwartet wird.
● Vorbereitetsein. Es ist ein Muss, zu den Sitzungen vorbereitet zu erscheinen, um die Zeit für alle
zu maximieren.
● Stärken. Nutzen Sie die individuellen Stärken eines jeden Teammitglieds. Schließlich ist dies der
Grund, warum Sie überhaupt zusammenarbeiten.
● Belohnen Sie die Zusammenarbeit. Jeder möchte für die gute Arbeit, die er leistet
und für seinen Beitrag zur Teamleistung anerkannt werden.
Beliebte Tools, die man in Betracht ziehen kann: Montag.com, Wrike, ClickUp
Alle der oben genannten Punkte erfordern Kommunikation. Digitale Tools wie IntelliEvent Lighting ermöglichen
die Kommunikation im Team mit einem Aufgabenmanager, Benachrichtigungen, unbegrenzter Speicherung von Dateien und Notizen sowie
einem Diskussionsprotokoll, um die Teammitglieder auf dem Laufenden zu halten.
10) Cloud Computing
Cloud Computing hat die Art und Weise revolutioniert, wie wir Daten austauschen und Geschäfte tätigen. Es hat sogar
die Art und Weise verändert, wie wir mit Freunden interagieren, Medien konsumieren und Produkte kaufen. Hier sind einige Vorteile des Cloud Computing:
● Zugang. Der Zugriff auf Anwendungen über das Internet ist schnell und effizient.
● Kostenreduzierung. Mit Cloud Computing müssen Sie sich nicht um die lokale Infrastruktur und die Wartung der Geräte kümmern. Es reduziert auch die Kosten für IT-Dienste und Ausfallzeiten.
● Speicherplatz. Die Cloud bietet eine unbegrenzte Speicherkapazität. Dies spricht auch für die
Skalierbarkeit dieser Technologie.
● Mobilität. Die Cloud ermöglicht den Zugriff von jedem digitalen Gerät, einschließlich Smartphones und
Tablets.
● Sicherheit. Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube, dass Cloud Computing weniger sicher ist als
verwaltete Ressourcen vor Ort. Für Cloud-Hosts hat die Sicherheit der Daten oberste Priorität und sie verfügen über
Schutzmaßnahmen wie Verschlüsselung, individuelle Sicherheitseinstellungen und Datenwiederherstellungsprotokolle
.
IntelliEvent Lighting ist eine 100% Cloud-basierte Lösung, die es unseren Nutzern ermöglicht, jederzeit, überall und auf jedem digitalen Gerät auf die komplette
Softwareplattform zuzugreifen. Da in der Veranstaltungsbranche so viel
vor Ort gearbeitet wird, sind Mobilität und Fernzugriff ein Muss.
Ein insgesamt ausgewogener Ansatz
Eingängiger Titel hin oder her, Sie müssen nicht alle diese Veranstaltungsmanagement-Tools verwenden, um als Veranstaltungsdienstleister erfolgreich zu sein. Vielleicht kommen Sie auch mit keinem davon aus. Wichtig ist, dass Sie verstehen, dass es
digitale Eventmanagement-Tools gibt, die Ihr Unternehmen unterstützen können. Die Aktualisierung von Prozessen und Arbeitsabläufen sollte ein kontinuierlicher Prozess sein. "Das haben wir schon immer so gemacht", ist ein Mantra, das katastrophale
Folgen haben kann. Wenn Sie Ihre Zahlungen schneller und sicherer erhalten könnten, würden Sie dann nicht ein Tool für elektronische Unterschriften
ausprobieren? Ist ein Tool, das die Kommunikation erleichtert, nicht etwas, das Sie in einer
Branche, die ultimative Teamarbeit erfordert, zur Priorität machen sollten? Achten Sie auf ein ausgewogenes Gesamtkonzept und verwenden Sie die
Tools, von denen Sie glauben, dass sie Ihrem Unternehmen helfen werden, unabhängig von vorgefassten Meinungen. Probieren Sie einige
aus, und Sie werden vielleicht vom Ergebnis überrascht sein.